Una operativa que había crecido más rápido que los sistemas
La planta está en Mataró, dedicada a transformación y montaje para clientes del sector productivo catalán. Cada área había ido eligiendo su herramienta: logística con un programa de almacén, planta con listados y partes de trabajo, despacho con un ERP para pedidos y facturación. Durante años eso bastó porque quien llevaba más tiempo en la empresa conocía las diferencias habituales entre pantallas y las corregía al vuelo.
Con más referencias activas y plazos más exigentes, ese margen desapareció. Lo que antes se arreglaba con una llamada entre compañeros empezó a ocupar tiempo de responsables cada semana. La dirección no buscaba un proyecto teórico: quería dejar de fabricar y servir con cifras que no coincidían.
Cuando cada departamento trabaja con datos distintos
No existía un registro único del material. Almacén anotaba entradas, salidas y ubicaciones en su programa; planta consumía en línea y volcaba datos al día siguiente; despacho veía existencias en el ERP con horas o días de retraso. A eso se sumaban referencias con códigos distintos según el sistema y unidades de medida convertidas de formas distintas. Preguntar cuánto quedaba de un componente podía dar tres respuestas distintas según quién consultara y cuándo se hubiera actualizado el dato.
En la práctica aparecían paradas de línea por material que figuraba disponible pero no estaba en la estantería indicada, reservas que competían por el mismo stock y preparaciones de expedición basadas en cantidades que planta no había confirmado. Los lunes, responsables de almacén, planificación y taller dedicaban la mañana a cuadrar números en lugar de organizar la semana. Comercial prometía plazos con informes del ERP; quienes preparaban pedidos sabían que la realidad en nave era otra.
Un único entorno para almacén, producción y oficina
El proyecto no partió de sustituir todo de golpe. Se acordó una capa común de datos: maestro de referencias depurado, unidades homogéneas y reglas claras para cada movimiento (entrada, reserva, consumo, devolución, expedición) registrado una sola vez y visible para almacén, planta y despacho según el rol. Las hojas y partes en papel dejaron de ser la fuente de verdad; pasaron a ser respaldo temporal mientras el equipo se adaptaba.
En almacén, el picking quedó vinculado al mismo stock que consulta planificación al liberar una orden. En planta, el consumo se registra en el momento del uso con terminales sencillas, sin esperar al volcado nocturno. Las reservas por orden impiden asignar dos veces el mismo material de forma incompatible. El ERP recibe los movimientos desde esa capa unificada para facturación y contabilidad, de modo que la vista legal y la del taller convergen sin exportaciones manuales.
Más control y menos tiempo perdido
Tras unos meses de uso estable, las discrepancias crónicas entre almacén y planta cayeron de forma clara. El stock que ve planificación al liberar una orden coincide con lo que almacén puede preparar; los consumos en línea reducen existencias al instante. Las reuniones de conciliación pasaron de ser obligatorias y largas a revisiones puntuales de excepciones. Menos paradas por material inexistente, menos preparaciones erróneas y plazos comunicados con mayor fiabilidad.
Contabilidad recibió movimientos más coherentes y pudo revisar costes de producto con base en consumos reales. El cambio más notable fue interno: almacén y planta dejaron de discutir qué número era el bueno. Trabajar con un solo registro es la condición para servir pedidos sin fricción entre lo físico y lo que aparece en pantalla.