Mismo trabajo tres veces: cuando el ERP, el Excel y el WhatsApp no coinciden
Cuando entra gente nueva o el volumen sube, lo que antes se apañaba con la cabeza de una persona deja de cuadrar. Lo que vemos en polígonos de Terrassa, Sabadell o el Maresme es casi siempre lo mismo: tres versiones del mismo dato y nadie sabe cuál manda.
Problema
El pedido en el ERP y la “verdad” en la hoja de cálculo
Administración mete el pedido en el ERP porque hay que facturar. Compras sigue con un Excel porque el listado de proveedores o las cantidades encargadas siempre se han llevado ahí. Cuando no coinciden unidades o precio, cada uno defiende su pantalla.
Arreglarlo no es decir “a partir de mañana os portáis bien”. O hay un sitio que manda para ese dato o hay una regla escrita (por ejemplo: manda el ERP; el Excel solo sirve de informe). En una pyme familiar que crece cerca de Barcelona, cuando entran comerciales nuevos, sin regla clara cada uno refuerza su copia.
WhatsApp como expediente con hora y emoji
“Que te avise Marta cuando esté listo” funciona hasta que Marta está de baja o cambia el turno. El historial del grupo no es trazabilidad: no dice qué versión del pedido valía ni quién autorizó un cambio de referencia. No hace falta un portal caro: a veces basta un sitio compartido ligado al número de pedido que lean compras y almacén, con cuatro normas por escrito.
“Media hora de cuatro personas reconstruyendo un envío fallido cuesta más que muchos fallos de material sueltos.”
Qué errores generaba
Si todo es urgente, el taller elige a oído
Cuando casi todo llega como prioritario, en planta se prioriza por presión o por la voz más alta. Lo que tenía fecha firme con el cliente se queda atrás y lo que era un “cuando puedas” se cuela delante. El resultado es el mismo que un error de calidad: cliente enfadado y horas perdidas.
Una planificación con fecha de compromiso y dependencias sencillas (no montar B hasta que esté A) ya ordena la cola. Es mejora de operativa antes de plantear una automatización grande: muchas veces basta con criterio compartido y visible.
Reuniones para reconstruir el error
Si cada incidencia acaba en reunión de “qué pasó”, falta dejar rastro mínimo en el sistema: quién movió la fecha, quién autorizó sustituir referencia, qué albarán salió. Puede ser un comentario en el propio pedido. Sin eso, el coste oculto es el salario en la sala, no el material mal cortado.
Solución aplicada
Qué tocar primero sin parar la fábrica
Elija un solo tramo de sus procesos internos donde más duela: del pedido confirmado al albarán de salida, o del pedido de material a su recepción. Quite una copia manual del dato o fije un único sitio donde se actualice. Cuando ese trozo aguanta dos semanas sin drama, se repite el criterio en el siguiente.
En Andruma trabajamos este tipo de soluciones para empresas industriales y operativas que necesitan más control y menos tareas manuales.
Andruma trabaja con pymes que están cansadas de tener el mismo dato en tres sitios: diseñamos software y automatización para que lo que sale en pantalla sea lo que el equipo hace de verdad, con menos reuniones para reconstruir lo ocurrido.
¿Le encaja hablar de su caso?
Escríbanos en unas líneas. Le respondemos con el siguiente paso, sin compromiso.
Contactar con Andruma