El problema de gestionar pedidos entre WhatsApp, Excel y correo electrónico
El cliente elige el canal que le resulta cómodo y la empresa debe ordenar la entrada. Si cada aviso vive en una conversación distinta y al final solo queda el PDF de la primera hora, tarde o temprano almacén corta o sirve con cantidades que ya no eran las últimas acordadas.
Problema
Varias puertas para el mismo código de pedido
Llega correo con pedido formal, el comercial cierra detalles por WhatsApp y en administración siguen la versión que alcanzaron a volcar al Excel esa mañana. El control de stock reserva lo que había en pantalla cuando en realidad el cliente ya pidió otra talla o otra caja. Lo mismo se ve en una empresa textil cuando cambian colores a última hora y en distribución de materia prima hacia fabricación en polígonos de Cataluña: el cuello casi nunca es falta de “más software”, sino falta de regla sobre qué mensaje manda encima del resto.
Cómo trabajaba la empresa
Cómo se organiza la recepción ese día normal de nave
Quien tiene el móvil abierto anota en post-it; quien no, copia línea a línea al libro de pedidos; otro reenvía fotos al grupo interno. El equipo de logística sale con listas impresas de ayer mientras en oficina ya existe otra captura con cantidades distintas desde el mediodía. Rutas alrededor de Barcelona desde el Maresme sufren el efecto en reparto: camión con albarán de versión A y almacén esperando versión B porque el aviso del comercial quedó fuera del expediente “oficial”.
“Si el último acuerdo solo está en la cabeza del comercial o en un audio, el almacén no puede adivinar cantidades.”
Qué errores generaba
Qué falla en planta y por qué huele a error antes de servir
Órdenes con referencia correcta pero número de unidades mal; referencia sustituida verbalmente que no entra al maestro porque el correo de cambio se quedó colgado. La producción arranca con la lista del lunes cuando el miércoles ya había segunda modificación. Todo eso obliga a llamadas de “detened la máquina que esto no encaja” cuando el material ya estaba cortado o etiquetado mal.
Solución aplicada
Qué se puede imponer antes de un desarrollo grande
Reglas operativas escritas y cortas: todo cambio después del PDF va al mismo sitio con número de pedido en el asunto; alguien concreto vuelca el bloque al ERP ese mismo día antes de cortar papeles a taller. Si el paquete no permite cruzar bien canales, muchas empresas industriales acaban con pantalla adicional o pieza de software a medida que recoja correo y whatsapp de negocio hacia misma línea de tabla—con registro de fecha y usuario. Después vale la pena automatizar avisos puntuales donde el dato ya está limpio; antes no.
Resultado final
Cuando el pedido deja de estar “en tres sitios distintos”
Bajan devoluciones triviales por cantidad mal entendida, menos correr del encargado al despacho a preguntar qué versión valía, y el control operativo deja de depender de reconstruir chats de varios días para saber qué había que servir.
En Andruma trabajamos este tipo de soluciones para empresas industriales y operativas que necesitan más control y menos tareas manuales.
Andruma trabaja con pymes que están cansadas de tener el mismo dato en tres sitios: diseñamos software y automatización para que lo que sale en pantalla sea lo que el equipo hace de verdad, con menos reuniones para reconstruir lo ocurrido.
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