Cajas de cartón a medida en el Vallès Oriental
Una fábrica de envases de cartón ondulado de Granollers, con unas treinta y cinco personas en plantilla, produce cajas a medida para empresas de alimentación, cosmética y logística de Cataluña. Cada semana entran decenas de pedidos pequeños con medidas, calidades de cartón e impresiones distintas. La plancha llega de un proveedor externo y en la nave trabajan una impresora flexo, una troqueladora y una línea de plegado y encolado.
La contabilidad y la facturación estaban en un programa estándar. Todo lo demás (presupuestos, órdenes de fabricación, consumo de plancha y planificación de máquinas) vivía en hojas Excel que el jefe de producción actualizaba al final de la tarde. Funcionó mientras los pedidos eran grandes y repetitivos. Cuando los clientes empezaron a pedir tiradas cortas y entregas más rápidas, el sistema dejó de dar abasto.
Presupuestos, plancha y máquinas en archivos distintos
Un pedido normal pasaba por cuatro manos antes de llegar a máquina. Comercial calculaba el presupuesto con su propia hoja (medidas, calidad de cartón, número de colores, troquel); administración lo pasaba a mano al programa de facturación; producción lo copiaba a su Excel de planificación; y almacén pedía la plancha con lo que sabía del pedido. Si el cliente cambiaba una medida o la cantidad por correo, el cambio llegaba a unos y a otros no.
Los errores tenían coste: plancha pedida con la calidad equivocada, troqueles que no estaban listos el día previsto, cambios de formato en la flexo que se podían haber agrupado y no se agruparon. Nadie sabía con seguridad cuánto margen dejaba cada pedido hasta semanas después.
Lo que buscaban (y lo que no)
La dirección había mirado algún ERP para fábricas del sector gráfico, pero eran programas pensados para empresas más grandes, con módulos que no iban a usar y una implantación larga. Tampoco querían cambiar maquinaria ni la forma de trabajar en planta. Necesitaban un programa de gestión de producción que hablara su idioma: medidas interiores, calidad de cartón, troquel, colores y tirada mínima.
Un programa de gestión de producción pensado para cartón
El trabajo empezó en la nave, no en una sala de reuniones. Se revisaron pedidos reales de los últimos meses, se anotó qué datos necesitaba cada máquina y en qué momento se perdía información. Con eso se diseñó un software a medida en tres fases.
Fase 1: presupuesto y pedido en un solo registro
El presupuesto se calcula en la misma herramienta con las reglas de la empresa (precio de plancha por calidad, coste de troquel, merma según formato). Cuando el cliente acepta, el presupuesto pasa a pedido sin volver a escribir nada, y cualquier cambio posterior queda registrado con fecha y persona.
Fase 2: planificación de máquinas y consumo de plancha
Cada pedido genera su orden de fabricación con las operaciones de flexo, troquelado y plegado. El jefe de producción ve la carga de cada máquina por días y puede agrupar trabajos con el mismo formato o los mismos colores para reducir cambios. Las necesidades de plancha salen del propio pedido, y almacén las pide al proveedor con medidas y calidades correctas.
Fase 3: partes de planta en tablet
Los operarios marcan inicio, fin y unidades buenas desde una tablet junto a cada máquina. No hace falta escribir mucho: elegir la orden, pulsar y anotar la merma si la hay. Con esos datos, la oficina sabe en qué punto está cada pedido sin bajar a la nave a preguntar.
La contabilidad siguió en el programa que ya tenían; el nuevo sistema le pasa albaranes y facturas para no duplicar trabajo.
Resultados a los seis meses
Las cifras son prudentes, pero claras para una planta de este tamaño. Preparar un presupuesto pasó de unos veinte minutos a unos siete. Los errores de plancha (calidad o medida equivocada) bajaron de varios al mes a casos aislados. Agrupar trabajos por formato redujo cerca de un 15 % los cambios de máquina en la flexo, y la merma de cartón bajó unos dos puntos. El jefe de producción dejó de dedicar la última hora del día a actualizar hojas.
También ganaron algo más difícil de medir: ahora conocen el margen real de cada pedido al cerrarlo, no semanas después, y pueden dar al cliente un plazo de entrega basado en datos.
Lo que aprendieron
No hizo falta un ERP enorme. Bastó con reunir en un solo sitio el recorrido completo del pedido, desde el presupuesto hasta la expedición, y adaptar las pantallas a cómo se trabaja de verdad en una fábrica de envases. Siguen teniendo urgencias y pedidos que cambian a última hora, pero el cambio queda registrado y todo el mundo ve la misma versión.
Para una pyme industrial de Granollers, el paso fue dejar Excel por un programa de gestión de producción propio sin parar la planta ni cambiar de máquinas.
