Tres departaments, tres versions de la mateixa comanda
Una companyia dedicada a fabricació per encàrrec operava amb tres nuclis diferenciats: administració i comercial a oficina, logística de materials i producte acabat, i planta amb diverses línies de treball. Cada àrea disposava d'eines raonables (un sistema de gestió per a comandes i facturació, fulls de seguiment a logística, parts de fabricació en paper), però cap visió compartida en temps útil del que passava entre la confirmació de la comanda i la sortida del material expedit.
Els processos havien crescut de forma orgànica. Quan administració registrava una comanda, logística no sempre rebia la mateixa informació; planificació treballava amb llistats impresos que de vegades no reflectien canvis acordats per telèfon; i les devolucions s'anotaven en suport físic abans d'arribar, dies després, a comptabilitat. El que fallava era la connexió entre departaments, no la voluntat individual de cada responsable.
Els eslabons que faltaven entre un torn i l'altre
El problema central eren els passos manuals que enllacaven departaments sense regles comunes ni registre simultani. Una comanda modificada a comercial no sempre arribava a planta abans d'iniciar l'ordre; un consum de material al taller no es reflectia a l'estoc fins al tancament del torn; un picking preparat a logística podia correspondre a una versió anterior de la comanda. Cada eslabó manual (trucada, correu, nota en paper) era un punt de fallada possible.
Ningú veia la mateixa foto de la comanda
La planta no veia de forma fiable quines comandes portaven retard administratiu o falta de material; logística preparava expedicions sense visibilitat clara de quines ordres estaven acabades al taller; administració prometia terminis sense conèixer l'estat actualitzat de fabricació. Els errors no sempre eren greus individualment, però la repetició erosionava la confiança interna i amb clients que començaven a percebre incoherències entre el promès i el servit.
Aturades, reprocesos i trucades de més
Operaris aturaven línies per material que administració creia reservat però que logística no havia alliberat; expedicions s'endarrerien perquè la planta no havia comunicat el tancament de l'ordre; facturació discutia quantitats servides amb dades que el taller havia registrat de forma distinta. Cada departament duplicava comprovacions que un flux connectat hauria fet innecessàries.
Nous clients implicaven més comandes i més excepcions, però la infraestructura de comunicació manual no escalava. Els indicadors de servei (termini, exactitud de preparació, coherència documental) milloraven lentament tot i l'esforç creixent, senyal que el problema era estructural i no de falta de dedicació de l'equip.
Un sol fil des de la comanda fins a la sortida
El projecte es va plantejar com a connexió de processos, no com a substitució total del sistema de gestió. Es va definir un flux únic des de la confirmació de la comanda fins a l'expedició, amb estats compartits visibles per a administració, logística i planta, i amb regles que impedien avançar una fase sense complir requisits de l'anterior: material reservat abans d'alliberar fabricació, ordre tancada al taller abans de preparar l'enviament, consums registrats en el moment de l'ús.
Terminals a logística i parts digitals a planta
A logística es van implantar terminals de picking vinculats al mateix registre que consultava administració. La planta va rebre ordres de treball digitals amb la versió vigent de la comanda i va registrar avenços i consums des de llocs accessibles al taller. Les excepcions van passar per fluxos definits amb responsable i traçabilitat, en lloc d'acords verbals paral·lels al sistema.
Després de l'estabilització del nou flux, la companyia va reduir de forma notable els errors de seguiment entre departaments. Comercial consultava el mateix estat que logística i planta, sense trucades intermèdies per confirmar l'obvi. El temps dedicat a reunions d'alineació va disminuir perquè gran part de la informació va deixar de reconstruir-se manualment. La direcció va obtenir indicadors útils: temps entre confirmació i expedició, desviacions per excepció, colls d'ampolla reals en lloc de percepcions contradictòries.
