Peçes i conjunts muntats des del Maresme
Una companyia de fabricació amb nau pròpia, en una zona industrial del Maresme propera a Mataró, subministra peces i conjunts muntats a instal·ladors i distribuïdors de tota Catalunya. El seu catàleg inclou centenars de referències actives amb lleugeres variacions d'acabat o embalatge. Compres feia servir codis de proveïdor, la planta nomenclatura interna, comercial descripcions orientades al client i logística etiquetes simplificades.
El sistema comptable registrava entrades i sortides globals amb raonable exactitud. A la nau convivien tres realitats: el que deia el programa estàndard, el que comptaven els operaris a Excel i el que veia comercial en fulls actualitzats a mà. Una comanda gran es va bloquejar per falta de component que sí era a la prestatgeria sota un altre codi.
Tres llistes que no anomenaven el mateix
El nucli del desajust va ser la proliferació de referències duplicades i semiduplicades per al mateix article o per a variants que havien de tractar-se com una sola. Un cargol amb proveïdor distint apareixia com dos materials; un kit acabat es registrava com a producte final i també com a suma de components sense regles clares de conversió; peces amb petita diferència de color quedaven separades quan havien de consolidar-se per a la venda. Cada duplicat arrossegava moviments parcials: entrades en una fitxa, sortides en una altra, ajustos d'inventari que corregien símptomes però no la causa.
Compres demanava segons una llista, recepció registrava amb un altre criteri i vendes prometia segons una tercera interpretació de disponible. Les regles de reserva vivien en un full compartit amb fórmules fràgils que pocs sabien mantenir. Quan algú inseria files fora de plantilla o duplicava una referència per error tipogràfic, el sistema no tenia forma automàtica de detectar-ho. Les revisions cícliques d'inventari eren esdeveniments estressants: equips sencers aturaven l'activitat per comptar físicament mentre discutien quin codi havia d'absorbir les diferències.
Vendes aturades i compres duplicades
Comercial va deixar de confiar en els llistats i va començar a confirmar comandes trucant a logística. Compres va generar ordres d'urgència perquè el sistema indicava ruptura en una referència mentre una altra duplicada amagava existències.
Logística sentia que treballava bé però era criticada per dades dolentes. La direcció va comprendre que l'inventari fiable no era un tema de comptar millor un cop l'any, sinó de governança de referències i d'un únic criteri compartit. Mentre convivissin múltiples llenguatges per anomenar el mateix, qualsevol software heretaria el caos. La pregunta va deixar de ser quin programa comprar i va passar a ser com definir una estructura d'articles coherent amb la realitat física i amb la forma de vendre del negoci.
Mestre d'articles i regles de reserva
La resposta es va dissenyar en dues capes entrellaçades. Primer, un treball de normalització de referències amb regles explícites: què constitueix un article únic, quan una variant mereix codi propi i com es relacionen kits amb components. Segon, un software d'estoc i planta que aplicés aquelles regles en moviments diaris, reserves i traçabilitat. Es van prioritzar famílies de producte amb major rotació i major incidència d'errors, sense buscar la perfecció teòrica del catàleg en un cap de setmana.
Àlies històrics sense trencar documents vells
Les referències obsoletes es van marcar com a àlies històrics que redirigien al codi mestre, evitant trencar documents antics però impedint nous moviments sobre duplicats. Logística va rebre procediments simples d'alta controlada i un formulari mínim per proposar noves referències amb validació prèvia. Cada comanda confirmada reserva estoc contra el codi correcte i descompta automàticament del disponible calculat amb regles acordades entre comercial i logística. La planta consumeix materials contra llistes tècniques enllaçades al mestre d'articles. Comercial accedeix a una vista única de disponible, amb diferència clara entre estoc físic, reservat i en trànsit. El sistema comptable va rebre exportacions periòdiques alineades amb la nova estructura, sense forçar una substitució total de backoffice financer.
Existències consultables sense trucades creuades
Després d'estabilitzar el nou model, van disminuir ruptures fictícies i compres d'urgència per error de codificació; comercial va recuperar autonomia per confirmar terminis consultant un dada únic.
Cap eina elimina per si sola anys de duplicats, però un criteri clar sostingut en software evita que el problema torni a créixer en silenci. Per a aquesta companyia del Maresme, recuperar confiança en les xifres va significar poder vendre amb més ambició sense por de prometre l'inexistent o ignorar el que ja era a la prestatgeria.
