Caixes de cartró a mida al Vallès Oriental
Una fàbrica d'envasos de cartró ondulat de Granollers, amb unes trenta-cinc persones a la plantilla, produeix caixes a mida per a empreses d'alimentació, cosmètica i logística de Catalunya. Cada setmana entren desenes de comandes petites amb mides, qualitats de cartró i impressions diferents. La planxa arriba d'un proveïdor extern i a la nau treballen una impressora flexo, una encunyadora i una línia de plegat i encolat.
La comptabilitat i la facturació estaven en un programa estàndard. Tota la resta (pressupostos, ordres de fabricació, consum de planxa i planificació de màquines) vivia en fulls Excel que el cap de producció actualitzava al final de la tarda. Va funcionar mentre les comandes eren grans i repetitives. Quan els clients van començar a demanar tiratges curts i entregues més ràpides, el sistema va deixar de donar l'abast.
Pressupostos, planxa i màquines en arxius diferents
Una comanda normal passava per quatre mans abans d'arribar a màquina. Comercial calculava el pressupost amb el seu propi full (mides, qualitat de cartró, nombre de colors, encuny); administració el passava a mà al programa de facturació; producció el copiava al seu Excel de planificació; i magatzem demanava la planxa amb el que sabia de la comanda. Si el client canviava una mida o la quantitat per correu, el canvi arribava a uns i a altres no.
Els errors tenien cost: planxa demanada amb la qualitat equivocada, encunys que no estaven a punt el dia previst, canvis de format a la flexo que es podien haver agrupat i no es van agrupar. Ningú sabia amb seguretat quant marge deixava cada comanda fins setmanes després.
El que buscaven (i el que no)
La direcció havia mirat algun ERP per a fàbriques del sector gràfic, però eren programes pensats per a empreses més grans, amb mòduls que no farien servir i una implantació llarga. Tampoc volien canviar maquinària ni la manera de treballar a planta. Necessitaven un programa de gestió de producció que parlés el seu idioma: mides interiors, qualitat de cartró, encuny, colors i tiratge mínim.
Un programa de gestió de producció pensat per a cartró
La feina va començar a la nau, no en una sala de reunions. Es van revisar comandes reals dels últims mesos, es va anotar quines dades necessitava cada màquina i en quin moment es perdia informació. Amb això es va dissenyar un software a mida en tres fases.
Fase 1: pressupost i comanda en un sol registre
El pressupost es calcula a la mateixa eina amb les regles de l'empresa (preu de planxa per qualitat, cost d'encuny, minva segons format). Quan el client accepta, el pressupost passa a comanda sense tornar a escriure res, i qualsevol canvi posterior queda registrat amb data i persona.
Fase 2: planificació de màquines i consum de planxa
Cada comanda genera la seva ordre de fabricació amb les operacions de flexo, encunyat i plegat. El cap de producció veu la càrrega de cada màquina per dies i pot agrupar treballs amb el mateix format o els mateixos colors per reduir canvis. Les necessitats de planxa surten de la pròpia comanda, i magatzem les demana al proveïdor amb mides i qualitats correctes.
Fase 3: parts de planta en tauleta
Els operaris marquen inici, fi i unitats bones des d'una tauleta al costat de cada màquina. No cal escriure gaire: triar l'ordre, prémer i anotar la minva si n'hi ha. Amb aquestes dades, l'oficina sap en quin punt és cada comanda sense baixar a la nau a preguntar.
La comptabilitat va seguir en el programa que ja tenien; el nou sistema li passa albarans i factures per no duplicar feina.
Resultats als sis mesos
Les xifres són prudents, però clares per a una planta d'aquesta mida. Preparar un pressupost va passar d'uns vint minuts a uns set. Els errors de planxa (qualitat o mida equivocada) van baixar de diversos al mes a casos aïllats. Agrupar treballs per format va reduir prop d'un 15 % els canvis de màquina a la flexo, i la minva de cartró va baixar uns dos punts. El cap de producció va deixar de dedicar l'última hora del dia a actualitzar fulls.
També van guanyar alguna cosa més difícil de mesurar: ara coneixen el marge real de cada comanda en tancar-la, no setmanes després, i poden donar al client un termini d'entrega basat en dades.
El que van aprendre
No va caldre un ERP enorme. Va bastar reunir en un sol lloc el recorregut complet de la comanda, des del pressupost fins a l'expedició, i adaptar les pantalles a com es treballa de debò en una fàbrica d'envasos. Continuen tenint urgències i comandes que canvien a última hora, però el canvi queda registrat i tothom veu la mateixa versió.
Per a una pime industrial de Granollers, el pas va ser deixar Excel per un programa de gestió de producció propi sense aturar la planta ni canviar de màquines.
